Nog maar 34 jaar geleden waren er geen wetten om de meeste gehandicapte werknemers te beschermen. Nog in 1989 kon iemand zelfs ontslagen worden door zijn werkgever omdat hij doof was, een rugblessure had of een andere beperking waardoor hij zijn werk niet kon doen. Dat veranderde in 1990, toen de baanbrekende Amerikaanse Wet voor Gehandicapten (ADA) werd aangenomen om discriminatie op grond van handicap te verbieden. De ADA veranderde de manier waarop mensen met een handicap op de werkplek worden behandeld.
ADA-beschermingen
Volgens de ADA zijn werkgevers verplicht om redelijke aanpassingen aan te bieden aan gekwalificeerde personen met een handicap, tenzij dit een te groot probleem zou vormen. Het verbiedt ook discriminatie, vergelding en intimidatie van personen met een handicap. De ADA definieert een handicap als een fysieke of mentale beperking die een of meer belangrijke levensactiviteiten aanzienlijk beperkt. En hoewel we vaak denken aan een handicap als iets waarmee iemand geboren wordt, kan een handicap het gevolg zijn van van alles - een auto-ongeluk, een woningbrand, enz. De ADA werd in 2008 gewijzigd om de definitie van handicap te verbreden - en in veel staten is de definitie van handicap ruimer dan in de ADA.
Soorten redelijke aanpassingen
Een redelijke aanpassing wordt gedefinieerd als een verandering in de werkomgeving of in de manier waarop dingen gewoonlijk gedaan worden, waardoor iemand met een handicap gelijke kansen op werk heeft. Simpel gezegd zijn aanpassingen veranderingen die de werknemer in staat stellen zijn werk te doen ondanks zijn handicap. Of een aanpassing redelijk is, wordt per geval bepaald.
Er zijn drie soorten aanpassingen. Een daarvan is om tegemoet te komen aan beperkingen binnen de functie. Iemand met een handicap kan bijvoorbeeld aangepaste apparatuur nodig hebben, een ander rooster of misschien een dichtere parkeerplaats. In elk geval is een aanpassing op de werkplek vaak de beste keuze voor de werkgever en de werknemer, omdat de werknemer dan kan blijven werken.
In gevallen waarin een werknemer vanwege de beperking helemaal niet kan werken, kunnen werknemers verlof krijgen als aanpassing. In het bijzonder moet een werkgever verlof overwegen als de werknemer dit nodig heeft - zelfs als:
- Verlof wordt niet aangeboden als een werknemersvoordeel
- De werknemer komt niet in aanmerking voor verlof volgens het beleid van de werkgever, en
- De werknemer heeft het FMLA-verlof of een ander wettelijk verlof opgebruikt (of komt er niet voor in aanmerking).
Het derde type accommodatie is herplaatsing in een vacature waarvoor de werknemer gekwalificeerd is. Dit wordt vaak een laatste redmiddel genoemd. Een werkgever hoeft een verzoek om aanpassing niet in te willigen als het de organisatie te zwaar zou belasten.
Waarom intermitterend verlof nodig is
Intermitterend verlof wordt gedefinieerd als verlof dat in meerdere tijdsblokken wordt opgenomen als gevolg van één in aanmerking komende reden (een werknemer vraagt bijvoorbeeld ongepland verlof aan voor migraine, of een werknemer neemt de eerste en derde week van de maand vrij voor chemotherapie). Hoewel het algemeen bekend is dat de Family and Medical Leave Act (FMLA) intermitterend verlof vereist, weten velen niet dat de ADA ook vereist dat intermitterende verlofaanvragen in overweging worden genomen. Zoals eerder vermeld, zijn overwegingen met betrekking tot onbillijke gevolgen van toepassing bij de beoordeling van verlofaanvragen.
Intervalverlof kan gunstig zijn omdat het een werknemer in staat stelt door te werken tijdens zijn ziekte; hierdoor kan de werknemer productief blijven en doorbetaald krijgen. Bovendien genezen werknemers vaak sneller als ze werken in plaats van thuis zitten. De werknemer is niet de enige begunstigde; het doorwerken van de werknemer komt zowel de werkgever als de collega's van de werknemer ten goede.
Vaak voorkomende misvattingen
Er wordt vaak gedacht dat ADA intermitterend verlof een vrijbrief is voor de werknemer om te gaan en staan waar hij wil. Dit is niet waar. Een werknemer met ADA-verlof met tussenpozen moet nog steeds voorspelbaar en betrouwbaar op het werk aanwezig zijn en zich houden aan het aanwezigheidsbeleid en andere beleidsregels van de werkgever. Bijna alle rechtbanken hebben geoordeeld dat een werknemer geen ADA-claim kan indienen als hij of zij het aanwezigheidsbeleid overtreedt. Velen denken ook dat een werkgever verlof voor onbepaalde tijd moet goedkeuren. Dit is onjuist. Rechtbanken hebben universeel geoordeeld dat verlof voor onbepaalde tijd niet wordt beschouwd als een redelijke aanpassing.
Tips voor werkgevers: hoe het beste om te gaan met verlofaanvragen met tussenpozen
Zoals bij elk verzoek om aanpassing moeten werkgevers de medische documentatie van de werknemer aandachtig lezen om een beter inzicht te krijgen in de werkelijke beperkingen van de werknemer. Voor verzoeken om verlof met tussenpozen moet de documentatie de specifieke behoeften van de werknemer specificeren, inclusief de frequentie (bijv. vrije tijd, pauzes) en de duur van het verlof. Het helpt ook om samen met de werknemer te bespreken wat hem zou helpen om zijn essentiële taken uit te voeren. En in situaties waarin werkgevers twijfelen over het toekennen van een aanpassing, moeten ze overwegen om de aanpassing op proef uit te proberen. Werkgevers moeten alle aspecten van de interactieve discussie documenteren, inclusief de uiteindelijke aanpassing.
Misbruik inperken
In situaties waarin een werknemer consequent de afgesproken frequentie en duur overschrijdt, kan de werkgever om een bijgewerkte verklaring van de zorgverlener vragen waarin wordt gevraagd of het extra verlof gerechtvaardigd is. De werkgever kan dan opnieuw beoordelen of het verzoek een onbillijkheid vormt. En natuurlijk mag een werkgever gehandicapte werknemers niet onevenredig vaak straffen voor aanwezigheidsproblemen dan werknemers die niet gehandicapt zijn.
De essentie
Naast het fungeren als een "schild" ter bescherming tegen niet-naleving, kan intermitterend verlof ook fungeren als het "zwaard" dat een positieve en inclusieve cultuur creëert, de retentie verhoogt, de productiviteit stimuleert en geld bespaart. Voor een werknemer die de essentiële taken van het werk kan uitvoeren met een verminderd rooster of wiens toestand onvoorspelbaar is, kan intermitterend verlof het beste van twee werelden opleveren voor zowel de werkgever als de werknemer.
Sommige van deze concepten werden eerder gedeeld in een sessie die Adam Morell en Sara Elder presenteerden op de DMEC-jaarconferentie van 2023.
Tags: Aanpassing, ADA, Naleving, Handicap, Handicap en verlof, Werknemer, werkgever, FMLA, Mensen helpen, Met tussenpozen verlof, Verlof, verlof