Af Adam Morell, AVP, product compliance, og Brice Caswell, director, product compliance and statutory administration
Der er ikke noget føderalt krav om, at amerikanske arbejdsgivere skal tilbyde betalt orlov til deres medarbejdere. Mens Family and Medical Leave Act (FMLA) tilbyder orlov med jobbeskyttelse til kvalificerede medarbejdere i forbindelse med kvalificerende begivenheder, er arbejdsgiverne ikke forpligtet til at betale medarbejderne, når de tager denne orlov. Som svar på manglen på en føderal lov om betalt orlov har flere stater i USA (og også nogle kommuner) vedtaget deres egne programmer for at give indbyggerne betalt familieorlov. Men disse mandater er meget forskellige fra hinanden, hvilket resulterer i et forvirrende kludetæppe af ydelser og orlovspolitikker, som skaber store udfordringer med at overholde reglerne for arbejdsgivere i flere jurisdiktioner.
Forskellige stater, forskellige regler
Alana og Betty arbejder for XYZ Inc, og begge kvinder er gravide. De har termin i samme uge. Inden de går i fødsel, prøver de begge at finde ud af logistikken omkring deres barselsorlov - hvor længe de kan tage fri fra arbejde for at komme sig over fødslen og knytte bånd til deres baby, om tiden skal være betalt eller ulønnet osv. Selv om de arbejder for det samme firma, er omfattet af de samme ordninger og skal føde på nogenlunde samme tid, har Alana og Betty ret til meget forskellige ydelser, fordi de bor i forskellige stater. Som bosiddende i Texas er Alana kun berettiget til XYZ's korttidsinvaliditetsydelser, men den orlov dækker hendes rekonvalescens efter fødslen og ikke den efterfølgende tid med at knytte bånd. Betty, som bor i New York, er derimod berettiget til betalt orlov fra staten i hendes barselsperiode.
Dette er et af de mange scenarier, der kan opstå i en arbejdsstyrke, der strækker sig over flere stater. Ud over graviditet er der andre orlovssituationer, der fører til uoverensstemmelser mellem stater, når det gælder medarbejderes manglende arbejdstid (f.eks. omsorg for en bedsteforælder eller partner, organdonation, jurytjeneste osv.) Uoverensstemmelserne på tværs af jurisdiktioner fører til udbredt forvirring. Medarbejderne forstår ikke, hvorfor deres ret til orlov ikke er den samme som deres kollegers, og arbejdsgiverne kæmper for at overholde de forskellige gældende regler - som, for at gøre tingene endnu mere komplicerede, udvikler sig med jævne mellemrum.
Kompatibel kommunikation
Et særligt udfordrende område i forbindelse med overholdelse af orlovsloven er at opfylde de tilhørende kommunikationskrav. Det er forskelligt fra stat til stat, hvilken slags orlovsinformation der skal deles med medarbejderne med bestemte intervaller. En arbejdsgiver, der opererer i alle 50 stater og Washington D.C., kan f.eks. være forpligtet til at sende forskellige meddelelser til medarbejderne, når de tiltræder i organisationen, hvert år og/eller når de tager kvalificeret orlov; hvis organisationen har en medarbejderhåndbog, skal de også inkludere visse oplysninger om statslige orlovsydelser deri.
Det er svært for arbejdsgivere at afgøre, hvilke meddelelser der skal sendes hvornår for at overholde alle juridiske krav, og hvis man ikke gør det rigtigt, kan det få alvorlige konsekvenser. Nogle myndigheder er mere omhyggelige end andre med at overvåge og bekræfte leveringen af de påkrævede meddelelser. Arbejdsgivere, der bliver taget i ikke at overholde reglerne, kan få en bøde eller blive udsat for offentlige revisioner. Vi anbefaler, at de, der er ansvarlige for denne kommunikation, gennemgår deres organisatoriske meddelelses- og distributionsplaner med en arbejdsretlig rådgiver for at sikre, at de overholder alle gældende krav.
Forenkling af komplicerede processer
Den forvirring, som arbejdsgiverne står over for, siver ned til de medarbejdere, der forsøger at gøre brug af deres orlovsydelser - især dem, der aldrig før har bedt om orlov. Arbejdsgivere har den lidet misundelsesværdige opgave at formidle komplekse detaljer om samspillet mellem deres ydelser og gældende statslige ydelser, såsom berettigelse til jobbeskyttet orlov i modsætning til betalt orlov, forskellige orlovstyper, der kan løbe samtidig eller efter hinanden, brug af betalt fritid (PTO) under orlov og så videre. Det er svære begreber og sondringer for den gennemsnitlige person at forstå - især når de gennemgår en udfordrende situation, som i første omgang giver anledning til behovet for orlov.
Arbejdsgivere, der ønsker at give en omsorgsfuld og problemfri orlovsoplevelse, vil være godt tjent med at tænke ud over kravene til overholdelse og også fokusere på klar og effektiv kommunikation til medarbejderne. Vilkår for ydelser og orlov skal defineres i et så enkelt sprog som muligt, også selvom det betyder, at man skal supplere juridisk godkendt papirarbejde, der overholder reglerne, med et klart formuleret forklaringsbrev. Det er en fordel at have flere personer - også nogle, der ikke er eksperter på dette område - til regelmæssigt at gennemgå dine scripts, vejledninger og pakker for alle stater med henblik på at forbedre medarbejderoplevelsen. Nogle organisationer eksperimenterer med at nedbryde store pakker med fordele og orlov til fordel for at levere just-in-time-segmenter. Denne form for forenkling kan sætte medarbejdernes forventninger til tidslinjer, regler og godkendelsesprocesser og hjælpe dem til at føle sig mindre overvældede.
Det indviklede orlovsnet er grunden til, at så mange amerikanske arbejdsgivere (især dem med ansatte i flere stater) vælger at outsource administrationen af deres programmer til en leverandør af ekspertløsninger. Klik her for at få mere at vide om, hvordan Sedgwick kan hjælpe dig og dit team med at navigere i den komplekse verden af administration og overholdelse af orlovsydelser.
> Få mere at vide - henvis til vores matrix for lovpligtig invalideforsikring for at få de seneste oplysninger om ydelser og uoverensstemmelser mellem stater.
Tags: Benefit management, fordele, kommunikation, Overholdelse , Overholdelse og lovgivningsmæssige spørgsmål, Handicap, Handicap og orlov, Medarbejder, Medarbejdere, arbejdsgivere, Orlov, orlovslov, orlov med løn, betalt familieorlov, betalt orlov, Mennesker, Statslov, Statslige orlovslove, USA, Se på mennesker