Oleh Adam Morell, AVP, kepatuhan produk, dan Brice Caswell, direktur, kepatuhan produk dan administrasi hukum
Tidak ada persyaratan federal bagi pemberi kerja di AS untuk memberikan tunjangan cuti berbayar kepada karyawan mereka. Meskipun Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA) menawarkan cuti dengan perlindungan pekerjaan kepada karyawan yang memenuhi syarat untuk acara yang memenuhi syarat, pemberi kerja tidak diwajibkan untuk membayar karyawan ketika mereka mengambil cuti ini. Menanggapi kurangnya undang-undang cuti berbayar federal, beberapa negara bagian di seluruh AS (dan beberapa kota juga) telah memberlakukan program mereka sendiri untuk memberikan cuti keluarga berbayar kepada penduduknya. Namun, mandat-mandat ini sangat berbeda satu sama lain, yang menghasilkan tambal sulam kebijakan tunjangan dan cuti yang membingungkan yang menciptakan tantangan kepatuhan besar bagi pemberi kerja di berbagai yurisdiksi.
Negara bagian yang berbeda, aturan yang berbeda
Alana dan Betty bekerja di XYZ Inc. dan keduanya sedang hamil. Tanggal persalinan mereka jatuh pada minggu yang sama. Sebelum melahirkan, masing-masing mencoba memilah-milah logistik cuti melahirkannya - berapa lama ia dapat mengambil cuti untuk pulih dari persalinan dan menjalin ikatan dengan bayinya, apakah waktu tersebut akan dibayar atau tidak dibayar, dll. Meskipun mereka bekerja di perusahaan yang sama, berada di bawah program tunjangan yang sama, dan akan melahirkan di waktu yang sama, Alana dan Betty memenuhi syarat untuk mendapatkan tunjangan yang sangat berbeda karena mereka tinggal di negara bagian yang berbeda. Sebagai penduduk Texas, Alana hanya memenuhi syarat untuk mendapatkan tunjangan disabilitas jangka pendek dari XYZ, tetapi cuti tersebut mencakup pemulihannya dari persalinan dan bukan waktu ikatan yang akan mengikutinya. Namun, Betty, yang tinggal di New York, memenuhi syarat untuk mendapatkan tunjangan cuti berbayar yang disediakan oleh negara bagian selama masa ikatannya.
Ini adalah salah satu dari sekian banyak skenario yang dapat muncul dalam tenaga kerja yang bekerja di beberapa negara bagian. Selain kehamilan, ada situasi cuti lain yang menyebabkan perbedaan antarnegara bagian dalam hal karyawan yang tidak masuk kerja (misalnya, merawat kakek-nenek atau pasangan rumah tangga, donor organ tubuh, tugas juri, dan lain-lain). Ketidakkonsistenan di seluruh yurisdiksi menyebabkan kebingungan yang meluas. Karyawan tidak mengerti mengapa hak cuti mereka tidak sama dengan rekan kerja mereka, dan pengusaha kesulitan untuk mematuhi berbagai peraturan yang mengatur - yang semakin memperumit masalah, yang terus berkembang secara teratur.
Komunikasi yang sesuai
Area yang sangat menantang dalam kepatuhan hukum cuti adalah memenuhi persyaratan komunikasi terkait. Setiap negara bagian berbeda dalam hal jenis informasi cuti yang harus disampaikan kepada karyawan pada interval tertentu. Pemberi kerja yang beroperasi di 50 negara bagian dan Washington, D.C., misalnya, mungkin diharuskan mengirimkan berbagai pemberitahuan kepada karyawan pada saat mereka bergabung dengan organisasi, setiap tahun dan/atau saat mereka mengambil cuti yang memenuhi syarat; jika organisasi memiliki buku panduan karyawan, maka organisasi juga harus menyertakan informasi tertentu yang terkait dengan manfaat cuti negara bagian di sana.
Sulit bagi pengusaha untuk menentukan pemberitahuan apa yang harus dikirim untuk memenuhi setiap persyaratan yurisdiksi, dan kegagalan untuk melakukannya dengan benar dapat menimbulkan konsekuensi yang serius. Beberapa pemerintah lebih rajin daripada yang lain dalam memantau dan mengonfirmasi pengiriman pemberitahuan yang diwajibkan. Pengusaha yang ketahuan tidak patuh dapat didenda atau menjadi sasaran audit pemerintah. Kami menyarankan agar mereka yang bertanggung jawab atas komunikasi ini meninjau kembali rencana pengiriman pesan dan distribusi organisasi mereka dengan penasihat hukum ketenagakerjaan untuk memastikan kepatuhan terhadap semua persyaratan yang berlaku.
Menyederhanakan proses yang rumit
Kebingungan yang dihadapi pengusaha berimbas pada karyawan yang mencoba memanfaatkan tunjangan cuti mereka -terutama bagi mereka yang belum pernah mengajukan cuti. Pemberi kerja memiliki tugas yang tidak mudah untuk menyampaikan rincian yang rumit tentang interaksi antara tunjangan mereka dan tunjangan yang disediakan negara, seperti kelayakan untuk cuti yang dilindungi oleh pekerjaan dan bukan cuti berbayar, berbagai jenis cuti yang dapat dijalankan secara bersamaan atau berurutan, penggunaan cuti berbayar (PTO) ketika sedang cuti, dan seterusnya. Ini adalah konsep dan perbedaan yang sulit dipahami oleh kebanyakan orang - terutama ketika mereka mengalami situasi yang menantang yang mendorong mereka untuk mengambil cuti.
Perusahaan yang ingin memberikan pengalaman cuti yang penuh perhatian dan tanpa hambatan akan lebih baik jika berpikir lebih dari sekadar memenuhi persyaratan kepatuhan dan fokus pada komunikasi yang jelas dan efektif kepada karyawan. Ketentuan tunjangan dan cuti harus dijelaskan dalam bahasa yang sesederhana mungkin, bahkan jika hal itu berarti melengkapi dokumen yang telah disetujui secara hukum dan sesuai dengan peraturan dengan surat penjelasan yang jelas. Akan sangat bermanfaat jika ada beberapa orang - termasuk beberapa orang yang bukan ahli di bidang ini - yang secara teratur meninjau naskah, petunjuk dan paket Anda untuk semua negara bagian, dengan tujuan untuk meningkatkan pengalaman karyawan. Beberapa organisasi bereksperimen dengan memecah paket-paket tunjangan dan cuti yang besar untuk memberikan segmen-segmen yang tepat waktu. Penyederhanaan semacam ini dapat mengatur ekspektasi karyawan akan jadwal, aturan dan proses persetujuan dan membantu mereka merasa tidak terlalu terbebani.
Jaringan cuti yang kusut adalah alasan mengapa begitu banyak perusahaan di AS (terutama yang memiliki karyawan di berbagai negara bagian) memilih untuk mengalihdayakan administrasi program mereka ke penyedia solusi ahli. Klik di sini untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Sedgwick dapat membantu Anda dan tim Anda menavigasi dunia administrasi dan kepatuhan tunjangan cuti yang kompleks.
> Pelajari lebih lanjut - lihat matriks asuransi kecacatan menurut undang-undang untuk perincian terbaru tentang perbedaan manfaat dan cuti menurut negara bagian.
Tags: Manajemen tunjangan, tunjangan, komunikasi, Kepatuhan, Kepatuhan dan masalah peraturan, Disabilitas, Disabilitas dan cuti, Karyawan, Karyawan, pemberi kerja, Cuti, hukum cuti, cuti, cuti keluarga, cuti berbayar, cuti berbayar, Orang, Hukum negara, Hukum cuti negara, Amerika Serikat, Pandangan tentang orang