Oleh Stephen Elliott, MBA, JD, CISSP, CSM, SVP, inovasi TI dan pengoptimalan keputusan
Kekuatan terbesar di balik otomatisasi proses robotik (RPA) adalah aksesibilitas dan kegunaannya.
Sayangnya, faktor-faktor ini juga dapat menyebabkan kegagalan dalam implementasi yang besar dan terukur. RPA membuka pintu ke teknologi tanpa memerlukan gelar atau pengalaman bertahun-tahun - menempatkan pengkodean ke tangan pengguna akhir. Namun, sebagian besar eksekutif saat ini mengharapkan keberhasilan yang jauh lebih besar (dan karenanya penghematan biaya) dari RPA. Dalam hal ini, sebuah organisasi membutuhkan lebih dari sekadar otomatisasi perekaman pengguna akhir di desktop mereka. Seluruh solusi mencakup perangkat lunak yang berjalan di server, robot yang berjalan di desktop, kredensial keamanan, konektivitas jaringan, metodologi untuk menulis, menguji, dan menerapkan program, serta tim yang mendukung proses tersebut. Semua komponen ini sangat penting untuk kesuksesan, namun sering kali diabaikan selama pembelian dan implementasi awal solusi RPA.
RPA tidak boleh dipandang sebagai meniru secara kasar langkah-langkah pengguna akhir. RPA harus dipandang sebagai replikasi yang persis sama dengan langkah-langkah yang akan diambil oleh pengguna akhir. Tingkat ketepatan ini mengharuskan implementasi RPA - agar berhasil dalam skala besar - mengadopsi siklus hidup pengembangan perangkat lunak, termasuk komponen utama seperti persyaratan, pengujian, dan infrastruktur yang mendasari robot dijalankan.
Persyaratan
Seperti pengembangan tradisional, hal ini melibatkan pemahaman yang jelas dan mendokumentasikan semua input (data yang mungkin diterima atau dilihat pengguna) dan semua langkah yang mungkin mereka lakukan untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka dalam sistem yang mereka gunakan. Proses pengumpulan persyaratan bisa sedetail dan sesulit yang digunakan dalam latihan TI tradisional lainnya. RPA yang menghindari tingkat proses yang melekat pada banyak organisasi TI berisiko hanya mengotomatiskan apa yang dikenal sebagai "jalan yang menyenangkan", yang mengarah pada kejatuhan "persyaratan yang terlewat" yang sering ditakuti yang mengganggu inisiatif yang tidak berhasil.
Pengujian
Pengujian otomatisasi RPA menghadapi tantangan yang sama dengan yang dihadapi oleh pengembangan TI selama beberapa dekade: kemampuan untuk (a) mengetahui semua jalur proses dan tipe data yang mungkin dan kemudian (b) benar-benar mengujinya untuk melihat apa yang terjadi. Untuk melakukan hal ini secara efektif untuk otomatisasi yang besar dan kompleks, tim RPA perlu melakukannya:
- Memiliki pemahaman yang mendalam tentang aplikasi yang digunakan dalam otomatisasi. Hal ini termasuk cara kerja aplikasi, bagaimana alur layarnya, dan pesan apa yang dapat dan memang muncul dengan input yang berbeda (yang mungkin salah). Ini semua sangat berharga untuk diketahui saat Anda mulai merekam tindakan robot melalui beberapa skenario.
- Pekerjakan tim yang luas dan terdiri dari banyak orang untuk pengujian. Memiliki anggota tim yang berbeda dengan pengembang yang melakukan pengujian otomatisasi akan membantu mengidentifikasi dan mengekspos skenario dan masalah dengan baik sebelum menemukannya dalam produksi. Tingkat disiplin ini akan menghasilkan hasil yang lebih berkualitas dan menghindari potensi hilangnya kepercayaan yang dapat terjadi jika terlalu banyak pengecualian yang terlihat setelah penerapan.
Infrastruktur
Satu hal yang hampir tidak pernah dibahas sebelum menerapkan otomatisasi proses robotik dan yang juga menjadi pendorong tantangan yang signifikan adalah infrastruktur yang mendasari robot. Jaringan perusahaan dan pengaturan sistem dapat dengan mudah berusia puluhan tahun dan, yang lebih penting, dianggap remeh. Kegagalan untuk mengundang tim yang memahami hal ini ke meja diskusi RPA sering kali menyebabkan masalah pada server, jaringan, dan aplikasi yang digunakan RPA. Agar berhasil, perusahaan perlu memikirkan hal-hal berikut ini:
- Apakah robot RPA Anda akan berjalan di komputer fisik yang diletakkan di atas meja atau di komputer virtual di cloud? Di mana pun ia berjalan, siapa yang memeliharanya dari sudut pandang teknis? Siapa yang mengunduh pembaruan dan menjaganya tetap berjalan? Siapa yang mengatur akun pengguna untuk robot dan mengatur ulang kata sandi jika diperlukan? Jika berjalan di tempat yang berbeda dari desktop karyawan biasa (VM di cloud misalnya), dapatkah robot ini terhubung dengan aman ke semua aplikasi yang biasanya dapat diakses oleh pengguna? Karena keragaman pekerjaannya, robot sering kali membutuhkan akses ke lebih banyak aplikasi perusahaan daripada yang mungkin dibutuhkan oleh pengguna tunggal lainnya.
- Apakah tim jaringan dan infrastruktur Anda siap untuk menyiapkan dan memelihara farm server VM untuk robot? Siapa yang menangani pemadaman? Bagaimana jika pemadaman hanya terjadi pada robot? Siapa yang memelihara server RPA? Siapa yang menganalisis komunikasi jaringan untuk memastikannya beroperasi dengan benar?
- Siapa yang mengatur, memiliki, dan memelihara akses keamanan dan kredensial untuk robot ke semua aplikasi perusahaan yang dapat diaksesnya? Siapa yang memastikan bahwa robot hanya memiliki akses minimal yang diperlukan karena memberikan akses penuh itu mudah... tetapi tidak aman?
Salah satu kekuatan utama RPA adalah hambatan masuknya yang rendah. Hal ini dapat dengan mudah dipahami, memungkinkan otomatisasi awal dibuat oleh pengguna akhir dengan relatif mudah. Namun ungkapan, "setan ada di dalam detail" memang benar adanya. Jika organisasi Anda menginginkan otomatisasi yang efektif, terukur, dan dapat dipelihara, jangan lewatkan kebutuhan untuk membuat struktur dukungan dan tim yang mengelilingi RPA. Hal ini sering kali lebih banyak pekerjaan daripada yang diantisipasi pada awalnya, tetapi jika dilakukan dengan benar, hal ini dapat menghasilkan penghematan otomatisasi berskala besar. Untuk informasi lebih lanjut tentang otomatisasi proses robotik, klik di sini.
Tags: otomatisasi, pengembangan, Infrastruktur, Kinerja, otomatisasi proses robotik, RPA, Keamanan, Kemajuan teknologi, Teknologi, Pandangan tentang kinerja