Af gæsteforfatter: David Kidman
Forord af Julie Ross, international direktør for forretningsudvikling hos Sedgwick:
Velkommen til den seneste udgave af Spotlight. Spotlight er vores måde at dele indsigt og perspektiver fra vores strategiske partnere - advokater, forsikringsselskaber, risikomanagere og eksperter i krisekommunikation på tværs af brancher - om emner, der har potentiale til at påvirke en virksomheds syn på hændelser på markedet og krisestyring. I denne udgave har vi besøg af David Kidman, partner hos Simmons & Simmons som deler sine tanker om krav i forsyningskæden i forbindelse med produkttilbagekaldelser og giver tips til virksomheder om, hvordan de kan maksimere deres inddrivelse af tab.
Når en produkttilbagekaldelse er annonceret, hvornår skal virksomheder så tænke på at inddrive skader langs forsyningskæden?
Når et produkt tilbagekaldes, er producenternes højeste prioritet at beskytte forbrugerne og gennemføre tilbagekaldelsen på en sikker og effektiv måde. Men sideløbende bør de overveje, hvordan de kan afbøde skader på deres omdømme og afgøre, om parter i forsyningskæden kan have bidraget til omstændighederne omkring tilbagekaldelsen. Jo tidligere en virksomhed tænker på genopretning, jo bedre er chancerne for at minimere den økonomiske eksponering og sikre, at de ansvarlige for tilbagekaldelsen bliver stillet til ansvar. Ofte kan de første skridt tages allerede fra dag ét.
Hvad er det første skridt, virksomheder bør tage for at fastlægge deres ansvar?
Det vigtigste sker faktisk før tilbagekaldelsen. Virksomheder bør have en Product Safety Management Plan (PSMP) og en Product Safety Incident Plan (PSIP) på plads, før en krise rammer. British Standards Institution har udgivet en vejledning i, hvordan man udarbejder en PSMP og en PSIP, som du kan finde her. Disse planer vil hjælpe virksomheder med hurtigt at komme i kontakt med deres partnere i forsyningskæden, når det værste sker, og hjælpe dem med at forstå hver parts relative ansvar. Ideelt set bør disse planer testes mindst en gang om året.
Hvor vigtige er juridiske forhold, når man vurderer ansvar?
Det er meget vigtigt. Virksomhederne skal lokalisere, beskytte og omhyggeligt katalogisere de berørte produkter. De skal fuldt ud forstå de relevante kontraktvilkår med andre parter i forsyningskæden, f.eks. kommercielle kunder og kommercielle leverandører. Kræver kontrakten, at leverandøren overholder strenge produktspecifikationer eller udtrykkelige vilkår vedrørende produkternes kvalitet eller sikkerhed? Eller er det underforstået, at produkterne vil være af tilfredsstillende kvalitet, men ikke udtrykkeligt angivet? Effektive kontraktvilkår, der søger at begrænse en virksomheds eget ansvar, sikre en erstatning for tab fra andre og tvinge andre til at videregive vigtige oplysninger, er en stor hjælp i forbindelse med krav i forsyningskæden og giver en vis sikkerhed for det sandsynlige juridiske resultat.
Skal du altid antage det værste fra dine partnere i forsyningskæden?
Absolut ikke, især ikke hvis der er tale om virksomheder, som du har haft et langt forhold til. Hvor det er muligt, skal du gøre andre i forsyningskæden delagtige i enhver beslutning om at foretage korrigerende handlinger eller i det mindste give dem mulighed for at gøre indsigelse. Hvis de inddrages tidligt, bliver det sværere for leverandøren at argumentere for, at den korrigerende handling ikke var berettiget. Vær opmærksom på, hvad leverandørerne siger om produktets sikkerhed og de potentielle årsager til fejl. For at opretholde et godt samarbejde skal du give partnerne i forsyningskæden mulighed for at se udkastet til tilbagekaldelsesmeddelelsen, så de er klar over, hvad der skal siges til forbrugerne og offentligheden. Husk dog, at dine egne selvstændige forpligtelser i henhold til relevante regler betyder, at du selvstændigt skal vurdere risikoen og træffe foranstaltninger. Beslutningstagning bør være informeret, men ikke dikteret af synspunkter fra andre i forsyningskæden.
Desuden bør du have en pragmatisk tilgang til dækning af tab. Er der et positivt kommercielt forhold mellem parterne, som gør det sandsynligt, at det er muligt at forhandle for at bevare den fremtidige handel? Er leverandøren baseret i en fjerntliggende jurisdiktion? I så fald er det vigtigt at have et netværk af lokale eksperter i den pågældende region, som hurtigt og omkostningseffektivt kan afgøre, om målet har betydelige aktiver, og om målet kan forsøge at afvikle eller flytte disse aktiver for at gøre dem utilgængelige.
Hvilke handlinger kan du forvente fra andre involverede virksomheder?
Andre i forsyningskæden indrømmer sjældent udtrykkeligt ansvar. Vær forberedt på at fremlægge det juridiske grundlag for dit krav og omfanget af dit tab i formelle vendinger. Det kan være en fordel at engagere et uafhængigt ekspertvidne tidligt i processen til at hjælpe med at fastslå den grundlæggende årsag til, hvorfor bestemte produkter har svigtet. Denne ekspert kan give dig en autoritativ ekspertudtalelse, som kan hjælpe med at overbevise en anden part i forsyningskæden om din position.
Hvad er tærsklen, der kræver en tilbagekaldelse?
Det er et almindeligt omkvæd, at en leverandør peger på et produkts overholdelse af lovgivningen før frigivelsen som bevis for, at produkterne ikke var defekte, mens de bevidst ignorerer flere fejl i den faktiske brug. Det er vigtigt at erkende, at den tærskel, der forpligter en virksomhed til at iværksætte en tilbagekaldelse, kan være lavere end den tærskel, der kræves for at fastslå, at et produkt er defekt. Faktisk giver retspraksis i England en stærk indikation af, at en tilbagekaldelse ikke i sig selv er afgørende for, om der er en defekt. Den faktiske defekt skal stadig bevises ud fra en sandsynlighedsvurdering.
Hvilke optegnelser skal virksomheder være opmærksomme på at føre under en tilbagekaldelse?
Det er vigtigt at beholde et repræsentativt udsnit af tilbagekaldte produkter til eventuel fremtidig testning, især hvis andre i forsyningskæden ikke er villige til at indrømme, at produktet var defekt, eller at korrigerende handlinger var berettigede. Derudover skal du isolere og opbevare alle produkter, der er blevet returneret til dig, hvor forbrugeren kan gøre et civilt krav gældende. Dette omfatter hændelser, hvor forbrugeren har klaget over personskade eller skade på ejendom. Hvad der udgør en "repræsentativ" prøve afhænger af antallet af returnerede produkter, om der er potentielle forskelle mellem partierne, produktets størrelse, omkostningerne ved at opbevare det og alvoren af den påståede skade.
Desuden bør du registrere og opbevare beviser for dit tab, efterhånden som det udfolder sig. Det kan være en uvelkommen ekstraopgave under en krise, men det vil være langt mindre tidskrævende og meget mere præcist at spore dit tab i realtid sammenlignet med et par uger eller måneder senere. Nogle tab, som f.eks. lageromkostninger eller porto og emballage til at skrive til berørte kunder, er nemme at kvantificere. Men andre tab, som f.eks. ledelsens tid brugt på en hændelse eller tab af fremtidigt salg på grund af skade på omdømmet, er meget sværere at fastslå. Det kan være nødvendigt med retsmedicinsk regnskabsbevis for at fastslå skader. Det kræver, at man overvejer, om man vil påtage sig omkostningerne til sådanne ekspertbeviser.
Hvad bør man overveje, når det gælder kompensation til forbrugerne?
Virksomhederne bør implementere en klar og konsekvent plan for kompensation til de berørte forbrugere. I mange tilfælde kritiseres goodwill-gestus i form af tilbagebetalinger, gavekort, erstatninger og/eller kompensation af leverandører for at være unødvendige og for ikke at kunne inddrives. Men sådanne foranstaltninger er typisk effektive til at afbøde tab, både med hensyn til at reducere antallet af sager, der eskalerer til formelle krav, og ved at reducere skader på omdømmet. Men hvis man er alt for generøs og/eller inkonsekvent med goodwill-gestus, kan det føre til uoprettelige tab.
Hvordan skal virksomheder planlægge for følgeskader?
"Følgetab", defineret som tab, der er relativt usædvanlige og ikke altid forudsigelige eller inden for leverandørens viden, er ofte sværere at få dækket. Det er undertiden udtrykkeligt udelukket i kontraktvilkårene. For eksempel kan det tilbagekaldte produkt have været det centrale produkt i en ny brandlancering. Men tilbagekaldelsen kan have gjort uoprettelig skade på forbrugernes tillid, så hele brandet må udgå. Det forventede tab af fremtidigt salg af ikke bare det tilbagekaldte produkt, men også andre nuværende og fremtidige produkter, kan siges at være følgeskader, som er sværere at få dækket. Hvis du forstår, hvilke typer tab du ønsker at få dækket, og værdien og fordelene ved at få dækket hver af dem, vil det hjælpe med at sætte forventninger til dækning og gøre det lettere at indgå forlig.
Hvilken rolle spiller forsikring?
Det afhænger i høj grad af din dækning. Virksomheder bør regelmæssigt gennemgå deres forsikringsprogram. Har du en produkttilbagekaldelsesforsikring? Hvilke typer tab er dækket? Hvilken hjælp vil dit forsikringsselskab yde i form af krisestyring og juridisk rådgivning i forbindelse med effektiv gennemførelse af tilbagekaldelsen, indsamling af beviser for tab, begrænsning af tab og forfølgelse af andre i forsyningskæden? Jo større udbetaling forsikringsselskabet foretager til dig, jo mere interesseret vil det være i at forfølge en subrogeret inddrivelse af sit eget tab mod andre i forsyningskæden.
Vejen til genopretning er sjældent ligetil, og det kan være tidskrævende at indsamle de nødvendige beviser og indlede en sag. Men hvis man gennem hele tilbagekaldelsesprocessen tænker på genopretning, kan det i høj grad hjælpe med at reducere ens egen eksponering og teste samarbejdet med andre i forsyningskæden i vanskelige tider.
Download en kopi af dette spotlight-indslag her.
Om vores gæsteforfatter
Kidman er partner på Simmons & Simmons' kontor i London, hvor han har specialiseret sig i at løse tvister om produktansvar og rådgive om produkttilbagekaldelser. Han har erfaring med at håndtere tilbagebetalingskrav både nationalt og internationalt samt regulatoriske undersøgelser, compliance-sager, forsikringskrav, gruppesøgsmål og jurisdiktionstvister.
Han er rangeret i Chambers & Partners og Legal 500 for Product Liability: Sagsøgte arbejde. Han har særlig ekspertise i at rådgive producenter, distributører, detailhandlere og deres forsikringsselskaber inden for biovidenskab, teknologi, mad og drikke og detailhandel, men har også rådgivet om biler, legetøj, elektriske varer og andre produktkategorier. Han har erfaring med at forsvare krav og navigere i komplekse ekspertbeviser, samtidig med at han opretholder sine klienters omdømme og finder kommercielt fornuftige resultater.
Tags: Brandbeskyttelse , brandbeskyttelse og tilbagekaldelse, Ansvar, Produktansvar, Produkttilbagekaldelse, tilbagekaldelse, bedste praksis for tilbagekaldelse, tilbagekaldelsestendenser, Forsyningskæde