Sedgwick var for nylig vært for et webinar om overholdelse af Americans with Disabilities Act (ADA) og ADA Amendments Act (ADAAA) i samarbejde med Human Resource Executive. Der var stor interesse, og arbejdsgiverne stillede mange tankevækkende spørgsmål - hvoraf mange havde fælles temaer, der mindede om de første dage med indførelse af Family and Medical Leave (FML) og udvikling af relaterede politikker og procedurer. Organisationer har at gøre med overlappende komplekse ansættelsesspørgsmål; ADA/ADAAA-overholdelse er fortsat blandt de største bekymringer for HR- og risikoprofessionelle, især når de betragtes sammen med andre handicap- og fraværsspørgsmål, herunder FML, eller krav om arbejdsskadeerstatning.
Vi har samlet en liste over de mest fremtrædende spørgsmål, som vi besvarede på vores webinar, samt mange af de ofte stillede spørgsmål, som vi fortsat hører på markedet. Det er sandsynligt, at det er spørgsmål, du også har stillet, når du overvejer dine egne ADA/ADAAA-politikker og krav til overholdelse. Læs videre, og fortsæt samtalen ved at stille dine egne spørgsmål i kommentarerne nedenfor eller via vores ADA/ADAAA-forespørgselsformular.
Q: Hvad er vores forpligtelser under ADA/ADAAA?
Loven er designet til at være meget medarbejdervenlig. Dens mål er at holde folk på arbejde. En arbejdsgiver skal gøre alt, hvad der er muligt - medmindre det virkelig skaber en betydelig ulempe for virksomheden - for at imødekomme en handicappet medarbejders anmodning om tilpasning og holde dem i arbejdsmiljøet. Før i tiden tænkte man måske: "Hvis vi kan imødekomme det, er det fint, men hvis ikke, er det ikke noget problem." I dag er denne tankegang i modstrid med principperne i ADA/ADAAA.
Hvad er arbejdsgiverens forpligtelser? Arbejdsgiveren har ret til at søge medicinsk dokumentation - er handicappet certificeret, og er en tilpasning passende? Hvad er så det næste? Hvis arbejdsgiveren får en medicinsk begrundet anmodning om tilpasning, er han forpligtet til at følge den interaktive proces - gå i dialog med medarbejderen for at få en klar forståelse af, hvilken tilpasning der er brug for, finde potentielle muligheder og overveje parametre samt overvåge, at tilpasningen gennemføres korrekt og konsekvent.
Q: Kan du uddybe, hvad der udgør en vanskelighed for arbejdsgiveren?
Baseret på kommunikation fra Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) skal en arbejdsgiver bevise, at implementering af en tilpasning vil bringe dem i økonomisk uføre. For en meget stor arbejdsgiver er der ikke mange ændringer, der officielt vil blive betragtet som tilstrækkeligt indgribende til at påføre dem en økonomisk risiko. For en mindre arbejdsgiver er det mere sandsynligt, at større ændringer vil blive betragtet som en vanskelighed. At købe et stykke udstyr vil f.eks. normalt ikke blive betragtet som noget, der kan udsætte en arbejdsgiver for økonomisk risiko. At skulle redesigne arbejdspladsen eller noget lignende kan muligvis ses som en vanskelighed, afhængigt af arbejdsgiverens størrelse.
Modeordet er virkelig "betydelig" - der skal bevises en meget stor, negativ indvirkning på din organisations økonomi, for at en foreslået tilpasning kan anerkendes som en vanskelighed. Især for større arbejdsgivere har vi set, at dette er meget vanskeligt at bevise under de fleste omstændigheder, men hver situation skal evalueres for at få en specifik afgørelse.
Q: Hvordan kan vi beskytte os mod retssager?
Dokumentationen, der beviser konsekvens i den interaktive tilpasningsproces, er af største vigtighed. I årenes løb har løs ledelse og inkonsekvente tilpasninger - uanset om de er baseret på personlige fordomme, uformelle politikker, manglende uddannelse eller andre omstændigheder - ført til retssager om urimelige ansættelsesforanstaltninger. Tænk på et eksempel, hvor en medarbejder tilpasses med generiske begrænsninger. Men hvis ingen holder øje med, om det er konsekvent, og der så, måske efter flere års arbejde under disse forhold, kommer en ny ledelse og siger: "Det vil jeg ikke imødekomme mere", så har arbejdsgiveren problemer med at overholde reglerne. I henhold til loven skaber det præcedens, hvis en tilpasning allerede er blevet gjort tilgængelig. Vi ser flere og flere arbejdsgivere betale store summer, for selv om de har forsøgt at gøre det rigtige, vil de stadig ende i juridiske problemer, hvis det ikke er veldefineret og veldokumenteret, og det ikke kan bevises i retten, at de har handlet konsekvent og hensigtsmæssigt.
Flere retssager har sat fokus på kravene til overholdelse af ADA/ADAAA. Retssager undgås lettest gennem en klar vedtagelse af den interaktive proces og fuldstændig dokumentation af trinene i denne proces, fra den første anmodning til de samtaler, der finder sted, de lægejournaler, der indhentes til dokumentation, de muligheder for erhvervsrehabilitering, der undersøges, hvilke tilpasninger, der er blevet foreslået, og/eller hvorfor tilpasninger måske ikke anses for at være rimelige.
Selv om arbejdsgivere bør være konsekvente i hele deres organisation, når det gælder den anvendte evalueringsproces, betyder det ikke, at alle arbejdssteder vil være i stand til at foretage de samme tilpasninger baseret på de særlige forhold, der gør sig gældende i deres forretningsenhed.
Q: Integrerer Sedgwicks platform workers' comp, FML/orlov, handicap og ADA/ADAAA systematisk, når alle elementer overlapper hinanden?
En af nøglerne til at reducere risikoen under ADA/ADAAA er at have standardprocedurer på plads, som vil udløse behovet for en interaktiv procesgennemgang. Den anden nøgle er at bruge en informationsstyringsplatform til at understøtte tilpasningsprocessen. Uanset om du bruger Sedgwicks platform eller ej, er disse nøgler afgørende for at overholde ADA/ADAAA.
Hos Sedgwick er arbejdsskadeerstatning, invaliditet, fravær og ADA/ADAAA fuldstændig integreret, så arbejdsgivere kan se alle brikkerne i puslespillet på én platform. På grund af vores integrerede platform kan vores kunder se hen til en central kilde til ressourcer og registrering, og det bliver langt lettere at overholde reglerne.
Spørgsmål: Hvilken vejledning giver du i forhold til at indlede en samtale med en medarbejder, der ser ud til at have et handicap, men som ikke har henvendt sig til arbejdsgiveren for at få en tilpasning?
Ligesom på FML-området behøver en medarbejder ikke at bede om ADA-tilpasninger. Hvis du ved, at en medarbejder har været påvirket af et handicap, f.eks. hvis vedkommende har været væk under FML eller en anden type orlov, opfordrer vi arbejdsgivere til at tilbyde sprog i skriftlig kommunikation eller en samtale for at sikre, at medarbejderen udforsker ADA-processen. Arbejdsgivere bør nærme sig ADA-problemer i samarbejdets ånd og tænke kreativt for at finde måder at imødekomme ethvert handicap på.
Q: Hvor længe skal man forlænge tiden, efter at FML er opbrugt?
Når en arbejdsgiver ved, at der er mulighed for et udvidet handicaprelateret behov, når FML er opbrugt, har de et ansvar for at uddanne deres medarbejdere og undersøge mulighederne i henhold til ADA/ADAAA. Der er ingen officiel grænse for tidsrammen for at tage højde for forhold, der kan ændre sig. Der er forskellige meninger om, hvor lang tid der er rimelig - og oftest fraråder compliance-eksperter at sætte hårde grænser og opfordrer i stedet til at evaluere hver situation individuelt. Arbejdsgiveren bør fokusere på at afgøre, om det at give ekstra tid i sidste ende vil gøre det muligt for medarbejderen at komme tilbage på arbejdspladsen og vende tilbage til sit job, samtidig med at man overvejer, om det er rimeligt at holde stillingen åben længere.
Q: Hvordan foreslår du, at vi håndterer situationer, hvor vi ikke er i stand til at imødekomme en medarbejder i en hvilken som helst stilling efter at have deltaget i den interaktive proces?
Hvis ADA/ADAAA-mulighederne er undersøgt, og medarbejderen ikke kan forblive på arbejdspladsen og udføre sine væsentlige jobfunktioner ved hjælp af tilpasning, bliver det en ansættelsesbeslutning. Vi ser ofte arbejdsgivere sætte medarbejdere på forlænget orlov - personlig orlov eller en anden type orlov - i en periode for at sikre, at tilstanden ikke er en, der kan ændre sig på kort sigt. Alligevel kan der være situationer, hvor det ikke er muligt at foretage rimelige tilpasninger, og hvor slutresultatet er, at medarbejderen bliver opsagt. Fortolkningen er meget strammere under ADAAA, end det oprindeligt var hensigten under ADA, men ændringerne i ADAAA har ikke skabt et miljø, hvor en medarbejder aldrig kan opsiges. Samarbejd med en advokat i enhver situation, hvor man overvejer at opsige en medarbejder.
Spørgsmål: Hvordan imødekommer en arbejdsgiver en anmodning om periodisk orlov på grund af opblussen? Medarbejderen har enten opbrugt sin ret til FML eller er ikke berettiget.
Fordi orlov kan være en rimelig tilpasning, kan en medarbejder potentielt være berettiget til mere end de 12 ugers føderal ret, og orlov som tilpasning kan bruges med mellemrum. Det er vigtigt at huske, at selv under krav om rimelig tilpasning skal en medarbejder stadig være i stand til at udføre væsentlige jobfunktioner, og produktivitetsniveauet skal opretholdes - det er ikke et krav at sænke produktivitetsstandarderne. Hvis nogen konstant er væk fra arbejdet og ikke kan opretholde standarderne, vil orlov som en tilpasning ikke give dem mulighed for at udføre deres job som defineret.
Hensigten med loven er ikke at ændre nogens arbejdsopgaver; for eksempel er det ikke specifikt hensigten med ADA/ADAAA-dommene at flytte nogen til deltidsarbejde/ændre deres produktivitetsstandarder, men hvis det er muligt, kan det være en god løsning baseret på arbejdsgiverens omstændigheder og er ikke forbudt i henhold til ADA/ADAAA.
Spørgsmål: Omfatter Sedgwicks ADA/ADAAA-platform erhvervs- eller ergonomiske eksperter, der hjælper arbejdsgivere med at bestemme potentielle jobændringer?
Ja, Sedgwick bruger specialister i jobtilpasning, som alle har en baggrund i erhvervsrehabilitering. Når vi hjælper kunder med ADA-løsninger og løsninger til at vende tilbage til arbejdet, hjælper vores specialister i jobtilpasning med certificering, samtaler med læger for at bekræfte behovet for tilpasning, opstilling af forventninger til medarbejderne og anmodning om rimelig dokumentation for at vurdere, om de kan udføre deres job med en tilpasning. Disse eksperter kan hjælpe med arbejdspladsvurderinger for at definere de væsentlige opgaver i et job og afgøre, hvilke mulige tilpasninger der kan foretages.
Tags: Indkvartering, ADA , ADA/ADAAA, ADAAA, Compliance, Handicap og orlov, EEOC, FAQ, FML, FMLA, Human Resource Executive, Integreret handicaphåndtering, Integrerede tjenester, Interaktiv proces, Redefining healthcare, Risikostyring, Sedgwick, Shawn Johnson , Webinar, Workers' compensation