Le télétravail est de plus en plus devenu la norme — en fait, il est à un sommet historique. Entre 2019 et 2021, le nombre de personnes travaillant principalement de la maison a triplé, passant de 9 millions à 27,6 millions. Pour plusieurs, il était inattendu à quel point la pandémie allait impacter fortement le paysage des navetteurs aux États-Unis.
Peu importe les circonstances liées au travail, il est essentiel au respect des lois du travail qu’un employé soit régi par les lois de l’État approprié. Un afflux d’employés qui passent au télétravail et une conjonction d’autres facteurs complexes embrouillent les choses. Ce changement à lui seul pose des défis sans précédent pour les professionnels de la gestion des absences.
Considérez une employée nommée Sofia qui travaille à distance depuis chez elle au Wisconsin pour une entreprise technologique. La superviseure de Sarah, Barbara, travaille de chez elle en Californie. L’entreprise fonctionne uniquement à distance et ne possède pas de siège social physique. Quel est donc l’état de travail de Sarah? Wisconsin? Californie, d’où la superviseure de Sarah oriente ses services? Ou aucun? La réponse est compliquée.
Pourquoi l’état du travail est important
Chaque province a des lois et des exigences différentes concernant le chômage, les taxes sur la masse salariale, le chômage des travailleurs et d’autres questions liées au droit du travail. Chaque travailleur doit se conformer aux lois de son État applicable.
En 2004, le système consultatif d’administration de l’emploi et de la formation du Département du Travail des États-Unis a mis à jour la localisation des dispositions sur le travail, ou principes pour déterminer où les salaires doivent être déclarés lorsque le travail est entièrement effectué dans un État ou dans plusieurs États différents. Les dispositions de « localisation du travail » sont des dispositions additionnelles des lois provinciales sur l’assurance-chômage (UI).
Il s’agissait de la première mise à jour depuis la publication en 1952 des directives sur l’interprétation des dispositions étatiques sur la « localisation du travail » — stimulées par des changements majeurs d’emploi, notamment l’avènement d’Internet, et l’attaque terroriste du 11 septembre 2001 qui a nécessité un déménagement massif temporaire vers le New Jersey.
Détermination de l’état de travail d’un employé
En général, selon les lois provinciales sur le chômage, les salaires des travailleurs sont déclarés à l’État où le travail est effectué, et les lois de cet État prévalent. Pour Sarah, cela signifierait le Wisconsin. Mais la plupart du temps, ce n’est pas si simple.
Bien que les États utilisent diverses approches pour faire cette détermination, plusieurs utilisent le test de localisation du travail (ULOW), dans lequel un employeur répond à des questions sur la « localisation » du service d’un employé dans un État précis.
Un service est « localisé » à l’intérieur d’un état s’il est soit entièrement exécuté à l’intérieur d’un état, soit effectué à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de cet état, mais les services à l’extérieur de cet état sont temporaires, transitoires ou consistent en des transactions isolées. Si c’est le cas, le service de l’employé est localisé dans cet État, et c’est son État de travail qui prédomine. Cependant, si ce qui précède ne s’applique pas, une détermination de l’état de travail doit tout de même être prise. Les questions suivantes doivent alors être appliquées dans cet ordre :
– Une partie du service est-elle fournie dans l’État où se trouve la base d’opérations de l’entreprise?
Sinon,
– Une partie du service est-elle effectuée dans l’État d’où il est dirigé ou contrôlé?
Sinon,
– Est-ce qu’une partie du service est effectuée dans l’État où vit l’employé?
Utilisons ce test en tenant compte du scénario d’ouverture : Sarah, employée d’une firme technologique, résidente du Wisconsin, reçoit toutes ses tâches et produits de travail via communication Internet de sa patronne, Barbara, en Californie.
Non
– l’entreprise est entièrement à distance et n’a pas de base d’opérations.
Non
– aucune partie des services de Sarah n’est réalisée en Californie, l’État d’où le service est dirigé ou contrôlé.
Oui,
– Sarah effectue toutes les tâches professionnelles au Wisconsin, l’État où elle vit. Bien que son superviseur soit basé en Californie, l’État de travail de Sarah est le Wisconsin, et son emploi est soumis à la loi du Wisconsin. Tous les salaires à partir de la date à laquelle elle a commencé à télétravailler depuis le Wisconsin doivent être déclarés au Wisconsin.
Considérations importantes
Déterminer l’état de travail d’un employé peut ne pas fonctionner de la même façon si une demande de congé en vertu de la Loi sur le congé familial et médical (FMLA) est impliquée. La loi prévoit des directives spécifiques pour évaluer si la résidence d’un employé constitue officiellement un lieu de travail.
Selon la FMLA, dans le cas d’un employé qui relève ou reçoit des affectations d’un autre lieu, sa résidence personnelle n’est pas un lieu de travail. Ce serait plutôt l’état d’où proviennent ses affectations. Dans le cas de l’employée technologique Sarah, son État de travail serait celui où se trouve son patron — la Californie.
Il est de la responsabilité de l’employeur d’examiner minutieusement ses processus pour déterminer l’état de travail d’un employé et d’en assurer l’exactitude afin d’éviter des effets résiduels pour les deux parties à long terme. Les employeurs devraient procéder à un examen complet, surtout s’il n’y en a pas eu depuis que la pandémie a modifié le paysage du milieu de travail.
Ce contenu a été initialement publié par la Disability Management Employer Coalition (DMEC) dans le cadre de la chronique Absence Matters.
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